オフィス移転マニュアル

オフィス移転に必要な事項をまとめました。オフィス移転を計画される際に、是非お使い下さい。オフィス移転に関する問合せ

  • オフィス移転の流れ
  • オフィス移転スケジュール
  • チェックリスト

オフィス移転の流れ

オフィス移転にあたっては、何の為に移転するかという目的を明確にしたうえで、しっかりしたオフィスプランニングに基づく移転スケジュールを作成しなければなりません。
ここではまず、オフィス移転の主な流れを紹介しましょう。

計画立案
オフィス移転にあたっては、コストや生産性、従業員の満足度、施設運営費の把握や什器・物品の購入、そして新オフィスのレイアウトに至るまで、検討したい事項が多くあります。混乱なく効率的な移転を実施するためには、移転理由や目的、希望する物件の内容、設備、予算など、計画段階で明確にしておかなければならない事項を抽出し、移転希望日までのスケジュールを作成しましょう。
物件選び
物件選びに必要な物件情報は業者から入手するのが一般的ですが、物件候補を絞り込む際には、移転の目的、業務内容に基づいた規模や立地などの条件を設定した上で、パンフレットや賃貸条件表、平面図、契約項目などの資料を取り寄せ、比較検討します。
候補を絞り込んだ後は現地を実際に視察。最寄り駅からの所要時間などの周辺環境や、ビル自体の管理状況などは実際の目で確かめたいものです。
プロジェクトチーム発足
オフィス移転は企業の経営や生産性の根本に影響を及ぼすものですから、片手間で行うべきではありません。移転のためのプロジェクトチームを結成して、全体の流れを共有した後に役割分担をすれば、視野も広くなり、スピードと質の高い進行が出来ます。またプロジェクトチームを通じて情報が関連部署にスムーズに伝わることで、全社もしくは各部署の目的意識の統一が図られます。
オフィスプラン
新しいオフィスのオフィスプランを考える際に重要なのは、まずは現状のオフィスの見直しをすることです。スペースに無駄がないか、ゾーニング、レイアウトが機能的かどうかなど、気づいた欠点の改善策を新しいオフィスに反映させないと、せっかく移転をしても、使い勝手の悪いオフィスになってしまうからです。家具の買い替えなどについても、この時しっかり検討しておきましょう。
移転準備
オフィスの移転には、法務局や税務署、地方税事務所など各官庁への届出や、NTT、日本郵便など様々な移転手続きが必要です。さらに取引先企業への移転案内状や伊暗殺物の刷り直し、新しい名詞の作成など、住所表示のあるものはすべて変更しなければなりません。それぞれ移転日前の何時までに用意しなければならないか一覧表を作成しておきましょう。
移転
社内オリエンテーションで移転計画の段取り説明を行い、懸念されるトラブルなどがある場合は対策を検討します。ものの運搬自体は、事前に業者が位置取りを設定しているので、意外と簡単です。それよりも事前に廃棄するものを選別しておくことが重要。後は設計に基づいて再度各部門長と打ち合わせておき、一気に移動します。移転先のビルや、現入居中ビルとの打ち合わせも必要です。

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オフィス移転スケジュール

オフィス移転のスケジュール例です。
移転するオフィスの規模・人数・要件によってスケジュールも大きく変わってきます。
あくまで参考としてお使い下さい。

移転チェックリスト

オフィス移転に必要な作業確認のチェックリストです。

解約

原状回復

電話・OA機器

移転挨拶状

社内印刷物の作成

取引業者への連絡

関係官庁届出

チェックリスト印刷用ページを開く

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